- آیا این جلسه ضروری است؟
با نگاه به گذشته، می بینیم بسیاری از جلسات غیر ضروری بوده اند، راه های دیگری برای دستیابی به همان هدف وجود دارد، گاهی می توانید با نامه نگاری به هدف خود برسید یا می توانید موضوع را تا یک جلسه دیگر به تعویق بیاندازید. اگر جلسه ضروری نباشد، تا حد امکان از برگزاری آن خودداری کنید.
- یک دستور جلسه تنظیم کنید…
اگر مشخص کردید که برگزاری جلسه ضرورت دارد، هدفی را برای آن تعیین کنید و یک دستور جلسه بنویسید یک ابزار خوب در مدیریت زمان نوشتن یک بیانیه، یک پاراگرافی درباره هدف جلسه است با این جمله شروع کنید: اما این جلسه را برگزار میکنیم که به این هدف خاص برسیم. سپس اهداف جلسه را بنویسید.
- جلسه را سروقت شروع کرده و به موقع به پایان برسانید.
برنامه ای برای شروع جلسه داشته باشید و زمانی را برای پایان آن در نظر بگیرید. اگر جلسه قرار است از ساعت هشت تا نه باشد، رأس ساعت هشت شروع کرده و رأس ساعت نه به اتمام برسانید. بدترین نوع جلسه آن است که، رأس ساعت معینی شروع شود اما هیچ زمانی دقیقی برای پایان آن در نظر گرفته نشده باشد.
- ابتدا به موضوعات مهم بپردازید.
وقتی دستور جلسه را تنظیم می کنید، قانون ۲۰/۸۰ را در نظر داشته باشید. دستور جلسه را طوری تنظیم کنید که ۲۰ درصد برتر موارد را اول مطرح کنید با این روش اگر زمان کم بیاورید به مواردی که ۸۰ درصد ارزش جلسه را در خود دارند پرداخته اید.
- هر نتیجه را خلاصه کنید.
وقتی درباره هر مورد در جلسه بحث کردید، بحث را خلاصه کرده و به پایان برسانید. قبل از این که به موضوع بعدی بپردازید در خصوص موضوع مورد بحث به توافق رسیده و آن را تکمیل کنید، قبل از ادامه جلسه مواردی را که درباره آن ها به توافق رسیده اید دوباره بیان نمایید.
- مسئولیت خاصی را تعیین کنید.
اگر تصمیمی گرفتید، برای کارهای خاص آن مسئولیت و ضرب الاجل تعیین نمایید. به یاد داشته باشید که، بحث و توافق بدون تعیین کردن مسئولیت و ضرب الاجل تکمیل کار صرفاً یک گفتگوی ساده قلمداد می شود. درباره این که چه کسی و در چه زمانی کار را انجام می دهد به نتیجه روشنی برسید.
- یادداشت بردارید و خلاصه مذکرات را بنویسید.
یک راه مؤثر رسیدن به حداکثر کارایی جلسه تهیه یادداشت های دقیق و برای خلاصه است. فرد مسئول نگهداری یادداشت های جلسه که می تواند آن ها را تا یک هفته یا یک ماه بعد مورد استفاده قرار دهد می تواند سوءتفاهمات بالقوه زیادی را رفع کند، تهیه دستور جلسه و آماده کردن یادداشت های جلسه در مدت زمانی کوتاه تضمین می کند که، همه درباره مسئولیت ها و ضرب الاجل های تعیین شده مطلع خواهند شد.
منبع : کتاب مدیریت زمان نوشته برایان تریسی
